在項目推進(jìn)過程中，因管理不善丟失項目文件的情況時有發(fā)生。大家都都知道項目文檔管理的重要性，如果一個項目缺乏項目文檔管理，那么它也就不是一個規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的項目。項目文檔管理在項目開發(fā)中占有十分重要的地位和相當(dāng)大的工作量，高質(zhì)量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護(hù)項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質(zhì)量有極其重要的意義。

做好項目文檔管理方法：選擇一款優(yōu)秀的項目文檔管理系統(tǒng)是一個非常不錯的選擇。推進(jìn)Mobox 項目文檔管理軟件

Mobox項目文檔管理系統(tǒng)專門針對項目方面做了解決方案

系統(tǒng)5用戶免費

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導(dǎo)入模板生成項目文檔結(jié)構(gòu)樹

 

項目文檔階段/任務(wù)，提交文檔完成度設(shè)置

項目在實施的時候，各個階段或任務(wù)其對要求上交的文檔是有要求的。這個判斷可以有管理員來分析確定。當(dāng)某一個階段的文件已經(jīng)提交完整，我們可以對這個文件夾設(shè)置一個“已完成”的狀態(tài)標(biāo)識，并對文件夾顏色進(jìn)行區(qū)分，這樣其他人員能一目了然的知道目前項目文檔歸檔的狀態(tài)

可以設(shè)置項目文件夾的狀態(tài)

實用的文檔分級分權(quán)管理

由于一個項目中，同一項工作有可能需要不同任務(wù)組的多個人員同時協(xié)作完成，因此權(quán)限設(shè)置必須類型廣、組合多，針對特殊情況具有特殊的方法來應(yīng)對。應(yīng)當(dāng)注意，權(quán)限管理是為了讓項目人員在許可的權(quán)限下，更加可靠、準(zhǔn)確的使用文檔，絕不應(yīng)該增加更多復(fù)雜不便的管理操作。

 

平常一個項目往往是一個團(tuán)隊參與，而每個成員都可能產(chǎn)生文檔，如何做好項目文檔管理，是項目管理者需要考慮的問題。

項目文檔管理中常見問題

1）文檔存儲分散，難以統(tǒng)一控制，易丟失

大部分的文檔都分散于不同員工的電腦里，丟失風(fēng)險大。項目組成員獲取相關(guān)文檔信息不便，影響工作效率。

2）重要文件修改沒有留痕，找不到責(zé)任人

重要的項目文件被修改，查詢不到文檔操作記錄，找不到相關(guān)責(zé)任人，文檔安全難以保障。

3）文檔版本多次被修改，無法確定最終版本

項目文件被多人進(jìn)行校閱，修改，導(dǎo)致最終版本混亂，無法區(qū)分最新版本，一旦看錯文件，將會對項目進(jìn)度及項目質(zhì)量造成重大損失。

4）流程審批過程繁瑣，異地難審批

使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)流程，或者PC端線上審批流程，審批節(jié)點冗長而繁復(fù)，完成一個流程的審批需花費大量時間，未能及時獲得審批信息，導(dǎo)致延誤工期，造成損失。

5）大文檔傳輸不便，文檔搜索查找困難
電腦硬盤存儲了非常多的文件，隨著文件越來越多，查找所需要的文件就會變得越來越困難。

項目文檔管理的重要性

1）知識積累

避免人員調(diào)動，員工離職等帶來的知識的流失；構(gòu)建和規(guī)范項目文檔庫。

2）知識安全

保護(hù)文檔隱私，避免信息泄露。對權(quán)限的設(shè)置更加嚴(yán)格。

3）文檔質(zhì)量

創(chuàng)建項目的知識體系和脈絡(luò)，有效保證文檔的正確性，降低質(zhì)量事故發(fā)生率。

4）成果交付

項目文檔作為項目交付物，是項目驗收的依據(jù)。尤其對于研發(fā)類項目而言，最后的交付物基本都是各類文檔