項目工時管理，合理地安排項目時間是項目管理中一項關(guān)鍵內(nèi)容，它的目的是保證按時完成項目、合理分配資源、發(fā)揮最佳工作效率。“時間就是金錢”在項目管理中確實(shí)是真理。項目工時直接影響著項目費(fèi)用和成本，不論你的項目工作是按小時還是按固定費(fèi)用計費(fèi)和付款，你在一段工時內(nèi)完成的工作越多，你的效率就越高，費(fèi)用和成本也就越低。

項目工時管理方法的重要性

對于許多項目來說，管理統(tǒng)計工時通常是按小時計算為客戶完成的工作的費(fèi)用。但即便你的項目沒有按小時計費(fèi)，管理統(tǒng)計工時仍然有意義。以下是管理統(tǒng)計工時對項目的好處：

1、規(guī)避隱藏的項目費(fèi)用。如果安排得當(dāng)，工時管理統(tǒng)計可以解決工時費(fèi)用不明的常見問題，例如，減少花費(fèi)在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時間。

2、審查和分析團(tuán)隊的績效和效率。工時管理統(tǒng)計是審查和分析團(tuán)隊的績效和效率最簡單和最直接的方法。收集團(tuán)隊的工時費(fèi)用數(shù)據(jù)，有助于我們了解全局，理解生產(chǎn)力動態(tài)，找出哪些可以優(yōu)化和哪些需要優(yōu)化。

3、最后一點(diǎn)也不容小覷，那就是：對于正式員工來說，工時管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)支持對他們的工作效率和績效進(jìn)行分析，看看有哪些地方可以改進(jìn)和優(yōu)化。

4、提供可靠的計劃和預(yù)測依據(jù)。歷史周期的工時管理統(tǒng)計數(shù)據(jù)提供執(zhí)行特定任務(wù)所需工時的見解。

項目工時管理方法的基本規(guī)則

首先，使用帶有專業(yè)的項目工時管理軟件，比如Gungho，確保工時管理統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析不需要太多時間和精力。自動化系統(tǒng)有助于減少時間和精力的消耗，但也依賴于整個流程的清晰度和透明度。在Gungho工時表中創(chuàng)建清晰的工作結(jié)構(gòu)并設(shè)置報表，這樣你以后就可以通過幾次點(diǎn)擊來生成報表。

工時管理統(tǒng)計只有在提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的情況下才有意義，否則，它就會變成浪費(fèi)時間的活動，對團(tuán)隊績效和工作環(huán)境不會產(chǎn)生任何積極影響。以下是考慮如何安排工時管理統(tǒng)計的基本技巧：

其次，向項目團(tuán)隊解釋為何你要執(zhí)行工時管理統(tǒng)計，以及為何工時表數(shù)據(jù)非常重要。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分，并準(zhǔn)確記錄數(shù)據(jù)。你需要協(xié)助團(tuán)隊成員采用工時管理統(tǒng)計，及時提醒他們填寫工時表，幫助他們明確哪些活動應(yīng)該跟蹤到特定任務(wù)，跟蹤他們是如何填寫工時表。

最后，分析收集到的數(shù)據(jù)，了解工作流中可能存在的缺點(diǎn)和瓶頸，評估團(tuán)隊成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負(fù)或者工作量太少。

項目工時管理方法實(shí)現(xiàn)的主要步驟

1、分析結(jié)果。在每個周期結(jié)束時執(zhí)行這一步，看看取得了哪些成績，有哪些可以改進(jìn)的地方，團(tuán)隊中哪些動態(tài)值得密切關(guān)注。

2、跟蹤在當(dāng)前工作周期完成的工作的工時費(fèi)用。稍后，你將會用這些數(shù)據(jù)來安排未來周期的工作，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性非常重要。

3、在全面分析數(shù)據(jù)之后，你可以使用數(shù)據(jù)來為下一周期的估算做準(zhǔn)備、預(yù)測團(tuán)隊的能力以及規(guī)劃未來的工作量。

項目工時管理方法執(zhí)行需要注意

如果執(zhí)行得不好，工時管理統(tǒng)計不僅會對項目和工作管理沒有幫助，而且還會變成團(tuán)隊中每個人都討厭的另一個負(fù)擔(dān)。注意不要在管理統(tǒng)計工時上花費(fèi)太多時間，因?yàn)檫@會破壞工作優(yōu)化的理念。你需要制定清晰的流程，使用的直觀工具，并為你的團(tuán)隊提供必要的指導(dǎo)。同時，不要忽略用收集到的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)的方法。否則，整個流程就沒有意義。

另外，不要保留事后編輯工時表的可能性。為了防止團(tuán)隊成員糾正他們前幾周和前幾個月記錄的工時，請批準(zhǔn)和鎖定過去周期的工時表。你不希望工時管理統(tǒng)計在會計部門處理工資并向客戶開具發(fā)票之后被人編輯。

雖然項目工時管理統(tǒng)計不是項目管理唯一的事項，但它是最基本的事項。如果項目經(jīng)理不能控制項目工時，他們就不能控制利害關(guān)系人的成本和期望